Suite au COVID-19, 3/4 des événements ont été annulés ou reportés en 2020 impactant durablement l’activité du secteur de l’événementiel BtoB (Source Baromètre de l’Evenement). Malgré un déconfinement progressif, le retour à la « normale » semble lointain et pousse l’ensemble des acteurs de l’événementiel à se réinventer pour proposer de nouveaux formats et trouver de nouvelles alternatives pour répondre aux attentes et aux contraintes actuelles. On parle donc désormais d’évènements hybrides. 

Qu’est-ce qu’un événement hybride et quelles sont les technologies que vous devrez maîtriser pour vos prochains événements ? 

1 – Qu’est ce qu’un événement hybride ou phygital ?

Apparus récemment, ces nouveaux termes décrivent le fait d’associer dans un même événement du réel et du digital. Le principe d’un événement hybride est de mélanger la rencontre physique avec une expérience digitale.

En effet, le coeur même de l’événement étant la rencontre, il parait complètement improbable que le live disparaisse au profit du 100% digital ou virtuel. L’envie profonde, et qui s’exprimera de plus en plus dans les mois à venir, est d’arriver à imaginer un format d’événement alliant le meilleur des 2 mondes : maintenir la rencontre physique tout en développant le digital pour pallier aux contraintes sanitaires actuelles.

Ce type d’événement n’était pas réellement exploité par les organisateurs jusqu’à présent car l’essence même d’un événement consiste à favoriser les rencontres humaines, les échanges et offrir une véritable expérience et le digital n’est pas encore vue comme un outil le permettant. Cependant face au COVID-19, les acteurs de l’événementiel voient aujourd’hui dans les événements hybrides une véritable alternative pour continuer à offrir des événements créatifs, innovants et engageants non plus axés sur le présentiel uniquement mais aussi sur le distanciel. Le digital vient alors soutenir l’événement voir le sublimer et non le remplacer. On parle alors d’expérience phygitale !

 

2 – Qu’est-ce qu’un e-événement ?

Un e-événement, également nommé événement  digital est un événement construit dans un univers virtuel qui offre une véritable expérience digitale immersive aux participants pendant plusieurs heures voire plusieurs jours. Ce style d’événement à forte valeur ajoutée, favorise l’interactivité et permet d’offrir une expérience unique et attractive. Chaque participant peut évoluer selon ses désirs dans l’espace virtuel et interagir avec d’autres «avatars». Ils peuvent ainsi continuer à créer des rencontres mais cette fois-ci virtuelles.

 

Le plus bel exemple qui a récemment eu lieu, est le Laval Virtuel World 2020. Initialement un salon physique, le Laval Virtuel réunissait plus de 18 000 participants passionnés de réalité virtuelle et de réalité augmenté. Face à l’interdiction de réaliser cet événement de manière classique, il s’est virtualisé. En trois semaines, les équipes ont réussi à créer tout un monde virtuel donnant la possibilité aux participants de créer leur avatars, de se déplacer dans le salon, d’échanger avec des exposants et s’assister à des conférences.  Et tout cela… virtuellement ! Cette mutation vers le digital a donc permis à l’organisateur de ne pas annuler le salon et de réunir des milliers de personnes venant de 110 pays différents. En effet un des avantages des e-événements est qu’il n’y a pas de frontières et pas de jauge maximum !

Autre point positif : l’empreinte carbone de l’événement chute en évitant l’impact des déplacements de tous les visiteurs et exposants… Et là, la planète dit MERCI !

 

3 – Les Visioconférences et Streaming vidéo

Les visioconférences sont un format pratique de plus en plus adopté par les entreprises même avant la crise car elles permettaient de communiquer à distance avec ses collaborateurs ou partenaires. Sous forme de réunions, de conférences, de formations ou sessions de travail à distance qui donnent l’impression d’être réunis au même endroit. C’est une alternative peu coûteuse à mettre en place mais aussi plus éco-responsable car il y a moins de déplacements.

 

Ensuite, le live Streaming qui est un format permettant de diffuser un contenu vidéo en instantanée via les médias sociaux tels que Twitter / Youtube / Facebook, convient à tous types d’événements. Cependant il ne suffit pas de lancer un “live » et le tour est joué… Non ! Le live streaming doit être organisé et travaillé en amont pour qu’il soit pertinent et de qualité pour l’audience.  Pour capturer l’attention du public et susciter des émotions, il est est nécessaire de fournir une bonne qualité visuelle et sonore pendant le live. Le choix des intervenants permettra d’assurer un bon taux d’engagement. Il est donc important d’être accompagner de professionnels  qui connaissent les enjeux de ce type d’événement et qui sont capables de proposer des offres innovantes. Cela peut se faire grâce aux nouvelles technologies avec l’immersion 360°, la réalité augmentée, ou la 3D qui boostent l’interactivité !

Sans aucun doute, un des principaux avantages du live streaming est qu’il permet d’augmenter son audience. Accessible via les médias sociaux, la portée de l’événement est beaucoup plus importante. L’événement organisée peut prendre donc une dimension internationale rapidement grâce à ce type de format.

4 – Les Webinars

Les webinars sont des séminaires qui se déroulent en ligne, chaque participant peut suivre grâce à une simple connexion Internet. Des formats uniformes construits généralement autour d’une seule session et qui durent rarement plus d’une heure autour d’une thématique bien précise. Cette solution peut-être 100% personnalisée avec le choix du fond, division de l’écran, enregistrement de la réunion ainsi que la possibilité d’inclure un chat pour favoriser l’échange entre les participants.

 

  Il y aura sans aucun doute un avant et un après COVID-19 pour le secteur de l’événementiel. Les acteurs ont su se montrer solidaires et créatifs en se réinventant. Pour le moment, l’hybridation des événements est l’alternative ultime… Mais, le digital ne va pas remplacer l’événementiel au contraire il vient le complémenter ! Là est toute la différence.

Le secteur de l’événementiel n’a certainement pas dit son dernier mot ! Les acteurs sont prêts à répartir plus forts que jamais… Et ils n’oublient pas leur mission principale, faire vivre des expériences inédites aux participants.

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