Aux vues des contraintes sanitaires fortes, l’activité événementielle se transforme et s’axe désormais majoritairement sur des événements hybrides voire virtuels. Au fil des événements déjà réalisés, de nouveaux contours commencent à se dessiner pour ces formats événementiels innovants. Il ne s’agit plus de transcrire stricto sensu l’événement physique en digital mais bien de créer de nouveaux codes intégrant les avantages et les contraintes du virtuel tout en répondant aux attentes des participants. Voici 5 points déterminants à prendre en compte dans la conception de votre événement en ligne !

Concevoir un programme qui capte l’attention – Exit le 9h/18h !

On dit régulièrement que le contenu est roi mais dans la version digitale de votre évènement c’est encore plus vrai. Le participant à distance n’est pas impliqué physiquement comme il peut l’être lors d’un événement en live. Installé en salle de conférence, impossible pour lui de quitter la salle au bout de 15 minutes si le sujet ne l’intéresse finalement pas. En ligne, le challenge sera justement de retenir son audience qui aura une propension immense à se disperser.

Il devient donc nécessaire de complètement repenser les formats en ne travaillant plus autour d’un seul temps fort mais en les multipliant au courant de la journée. Il ne faut pas hésiter non plus à segmenter et multiplier les sujets pour parvenir à répartir l’attention et la présence de vos participants. Le véritable risque est effectivement d’avoir en face d’heures pleines, des heures très creuses si l’on ne parvient pas à maintenir une offre de contenu et de valeur tout au long de l’événement. Enfin les interventions doivent également être plus courtes pour mieux capter l’attention et offrir un rythme plus soutenu et enlevé.

Ayez en tête que l’un des avantages d’un parcours événementiel digital est que vous avez l’opportunité de faire venir et revenir un participant plusieurs fois au cours de la journée. Pour cela, il est important de mettre en place des notifications pour le début de session, des mails de rappel… Le but étant de maintenir votre auditoire le plus présent et le plus impliqué possible. Et pour ça, il suffit de regarder le point suivant !

Impliquer ses participants à son événement virtuel grâce à l’interactivité

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Si l’interactivité était déjà présente sur les conférences en live, désormais dans une version hybride ou virtuelle, cela devient un enjeu majeur. Le participant étant seul devant son écran, il est important de lui offrir la possibilité de ne pas rester passif. En prenant part à l’événement grâce à de l’interaction, il aura le sentiment d’avoir véritablement participer et d’avoir contribuer à la valeur ajoutée de l’événement.

On recommande ainsi de mettre en place de l’interactivité toutes les 15 minutes à travers des quiz, des votes, des questions/réponses… car l’on sait désormais que le temps moyen de concentration d’un adulte sur une tâche devant son écran est de  …12 minutes seulement* !

Enfin, c’est aussi l’interactivité que vous allez proposer qui va valoriser votre live et donner envie aux participants de se rendre disponible pour votre événement versus la consultation du replay.

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Surtout ne pas négliger l’ergonomie de l’outil proposé

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Dénué de toutes ses contraintes logistiques, l’événement virtuel semble beaucoup plus simple et rapide à organiser et que 2 semaines suffiront amplement. Faux ! Attention à ne pas tomber dans ce piège…Alors que vous passiez des heures à régler chaque détail du décor de votre événement, dites-vous bien que l’écran devient le lieu physique de votre événement. Alors si vous n’avez jamais entendu parlé d’UX (User Experience) et d’UI (User Interface), c’est le moment de vous en préoccuper !

Votre participant sera seul devant son écran, il est donc nécessaire de lui offrir l’expérience la plus fluide et la plus intuitive pour qu’il parvienne à profiter au maximum de l’événement que vous lui proposer.
Une bonne ergonomie, c’est 70% de rétention supplémentaire de votre audience* alors mettez toutes les chances de votre côté pour capter un public volatile.

Soyez un facilitateur et anticipez les problèmes techniques

Réunir des centaines de participants et speakers sur la même interface de manière facile et fonctionnelle à un instant T nécessite un peu de préparation et d’anticipation. D’où l’importance d’anticiper une assistante technique efficace.

Mettre en place des salles d’attentes virtuelles pour les participants et les speakers, c’est permettre à tous de tester son navigateur et ses périphériques en amont. On s’évite ainsi le stress du live qui débute alors qu’on n’arrive pas à se connecter au son ! Sachez que démarrer une session virtuelle avec 5 minutes de retard, c’est 15 à 30% de votre audience perdue !

Définissez vos objectifs en amont pour asseoir votre modèle économique et évaluer votre ROI

Monétiser un salon, un congrès ou une conférence virtuelle ou hybride pose aujourd’hui encore beaucoup de questions. Il s’agit désormais d’imaginer de nouveaux supports de communication – autres que des stands – à proposer à vos sponsors et partenaires.  Mise en place d’une bannière, sponsoring de l’interface d’une session, espace exposant virtuel avec prise de rendez-vous… Là encore le digital apporte ses propres solutions aux enjeux de visibilité ou de génération de leads.

Côté ROI, l’événement virtuel permet de collecter de nombreux indicateurs chiffrés : taux de participation aux différentes sessions, analyse des pertes d’audience au cours de la journée, récupération de contenus soumis par les participants (questions/réponses, nuage de mots, commentaires…). En analysant ces datas, la valeur ajoutée de l’événement sera d’autant plus importante qu’elle permettra de faire évoluer le modèle vers plus d’impact et d’efficacité.

Mais cela aura également l’avantage de quantifier de manière beaucoup plus concrète la visibilité et les interactions réalisées en faveur des sponsors et partenaires.

POUR ALLER PLUS LOIN

Cet article est librement inspiré du livre blanc édité par LENI GROUP nommé « HYBRIDATION & VIRTUALISATION DES ÉVÉNEMENTS ». On vous recommande de le lire car il présente une analyse pertinente et soulève la question de « Combien coûte et combien rapporte un événement en ligne? » en donnant des exemples et des idées de budgets.

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