La date de ta prochaine convention approche et tu te sens devenir fébrile… Est-ce que tu n’as rien oublié ? Qu’est que ton client va encore inventer sur place en dernière minute ?

Voici 5 conseils pour vivre plus sereinement ta prochaine convention et être paré à toutes éventualités !

1 / ANTICIPER > Tout ce qui est fait n’est plus à faire !

Le meilleur anti-stress ? Savoir que tu as vraiment tout checké avant d’arriver sur place. S’assurer que tu t’es posé toutes les bonnes questions, que tu as levé toutes les incertitudes et toutes les inquiétudes, c’est le meilleur moyen de se sentir rassuré.
Les « on verra sur place », « ca devrait le faire », « j’en parlerai sur place avec le presta », c’est se garder des surprises… pour le plus mauvais moment : le jour J.

Mon conseil : quelque soit la qualité de la prépa, il y aura toujours des imprévus à gérer sur place. Alors autant avoir tout verrouillé en amont pour être disponible le jour J pour réfléchir plus posément aux problématiques qui se présenteront forcément et prendre les bonnes décisions pour les résoudre.

2 / ECHANGER > Ca va s’en dire… mais ca va mieux en le disant !

Slides en 16/9 ou 4/3 ? powerpoint ou keynote ? Mac ou Pc ? Micros HF ou madonna ? écran de retour ? prompteur ? pavloff ? oreillette ? timer ?

Toutes les questions sont bonnes à poser pour anticiper un maximum de détails en amont. Ca évite bien des écueils sur place comme des écrans de projection pas adaptés avec des slides coupées, des mises en page qui sautent entre Mac et Pc, du matériel à faire livrer en urgence sur site…

Dans le même sens, pour les vidéos, il faut anticiper les formats et résolutions des fichiers vidéos afin qu’ils soient cohérents avec le matériel de diffusion prévu.

Mon conseil : Il n’y a pas de questions bêtes. Chaque projet et chaque client est différent donc les questions se reposent à chaque fois. Sinon côté technique, avoir un bon directeur technique est une clé car lui, il te demandera forcément des réponses à toutes les questions citées plus haut 😉

3 / SECURISER > On prévoit ceinture ET bretelles !

Tout paraît toujours simple en amont … et quand ca plante sur place, on se dit qu’on aurait peut être dû prévoir et faire les choses différemment.

Se sécuriser, c’est, par exemple, avoir un 2ème ordi de back up en régie avec un switch, c’est INDISPENSABLE. Une vidéo qui part pas, une animation qui plante… On évite l’écran noir devant une salle comble et un PDG sur scène qui hésite entre panique et colère.

Mais se sécuriser, c’est aussi être équipé pour parer à toutes éventualités. Une imprimante de prod ? C’est la BASE ! Pourquoi ? Parce qu’on va forcément avoir besoins last minute du type : panneaux RESERVE pour les 1ers rangs de la plénière, des conduites à réimprimer après modifications pendant le filage, des listes d’accueil qui évoluent etc… Bref, on prend son imprimante, son papier, ses cartouches de rechange, son câble USB et sa multiprise sous le bras pour être réactif et efficaces face aux demandes.

Mon conseil : Pensez à préparer 2 clés UBS avec tout ce qu’il faut remettre à la régie : la prez, les vidéos, les logos client, les polices, les jingles son, les playlists entrée et sortie de salle, etc… Contenu à installer sur l’ordi de diffusion ET le back-up.

Et on fait toujours 2 clés pour en déposer une en régie et en garder une en back-up sur soi.

4 / SE PROJETER > Si j’étais toi… le speaker, le participant, le client …

En se mettant à la place d’un participant ou d’un speaker, on arrive alors à visualiser leur parcours et imaginer ce qu’il pourrait manquer.

En tant que speaker, vous avez déjà essayé de tenir un micro HF, des fiches et une télécommande en même temps ? Pensez-y pour éviter qu’on vous réclame un mange debout en last minute sur place 😉

Mon conseil : on prend rarement le temps de faire cet exercice mais pourtant c’est un bon moyen de se projeter dans l’expérience que l’on propose à chacune de ces cibles. Qu’est-ce que je vois (signalétique, décor, lumières…) ? Qu’est-ce que j’entends  (musique d’entrée, jingles, annonces micros) ? …

C’est même idéal pour faire un bon plan d’implantation de signalétique directionnelle.

5/ S’ENTOURER > La tête et les jambes

L’équipe est la clé car NON tu ne pourras pas te dédoubler sur place quand il faudra au même moment : finaliser le contenu avec le client, trouver des petites bouteilles d’eau pour le speaker, réimprimer les listes d’accueil, s’assurer que toutes les équipes sont prêtes pour l’ouverture des portes… on a beau avoir de bonnes jambes pour courir partout, ca ne suffit plus !

Coordonner les répétitions en plénière avec les speakers et les équipes techniques, c’est le job d’un(e) toppeur(se) alors même si la conduite n’est pas compliquée (à la base !), ca reste indispensable pour le bon déroulé de ton opération.

Tu t’imagines planter le PDG sur scène parce qu’on a besoin de toi à l’accueil en pleine répétition ?

Mon conseil : Logistique, production, contenu, technique… chaque poste existe car il apporte une vrai valeur ajoutée au projet en amont et sur place. Les budgets sont de plus en plus serrés mais à trop rogner sur le personnel, on prend le risque de rogner aussi sur le service… Raison numéro 1 pour laquelle le client a fait appel une agence.

CONCLUSION > Nul n’est tenu à l’impossible … quoi que !

Pas sûre que cette maxime s’applique à notre métier car c’est aussi dans l’adversité et dans la gestion de l’imprévisible que votre client attendra de vous de faire la différence.

Selon moi, les clés sont d’être bien préparé en amont, d’avoir une équipe efficace et suffisante, d’être accompagné de prestataires de confiance et d’être correctement équipé sur site pour faire face à l’impossible.

Après… il ne reste que l’invocation au Dieu de l’Evénement qui peut aussi marcher 😉

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